¿Reunitis aguda? ¡Huye!

Para gestionar tu tiempo, tiene que ser tuyo, o al menos, estar bajo tu control.

Hace meses hice un curso de gestión del tiempo que, aunque algo me ha ayudado en mi día a día, me pareció en su conjunto ciencia ficción. Además se omitía un concepto absolutamente fundamental, y es que para poder gestionar algo, uno tiene que tener poder sobre ello.

Gestionar significa tomar decisiones, y disponer de medios y recursos para obrar cosas. Uno puede gestionar un departamento si tiene el poder de establecer objetivos y organizar los medios a su disposición para alcanzarlos. En última instancia, para gestionar uno tiene que ser depositario de cierto poder de gobierno.

Recuerdo que cuando fui ascendido a mi puesto actual de director de departamento, el gerente de la empresa me preguntó cómo me sentía en mi nueva responsabilidad. De todo lo que hablamos sólo retengo la forma en la que resumí mis expectativas:
En mi trabajo como técnico he actuado a base de reflejos de la médula espinal. Como jefe de equipo he ejercitado el cerebelo. Como director, aspiro a poder utilizar el Córtex.

Ya apuntábamos en otro post que el trabajo de un responsable, sobre todo a nivel director, no puede ser reflejo. Debes pensar. Pero para pensar, hace falta tiempo, tiempo de calidad: Largo, contínuo, sin interrupciones.

También hemos argumentado que la oficina es el lugar más árido para reflexionar y engendrar ideas creativas e innovadoras.

Cuando hablé con el gerente, me las prometía felices. Pensaba que podría disponer de tiempo no operativo para generar valor y crear elementos diferenciadores, avanzar. Pero no contaba con esto:

No soy dueño de mi tiempo. Mi calendario está sembrado de minas llamadas reuniones, convocadas findamentalmente por otros. Son tan numerosas, que son imposibles de preparar, y por lo tanto ineficaces. Mi horario es como un camino lleno de piedras, que no sólo me privan del placer de caminar llano y directo hacia mi objetivo, sino que cuando llego a la llanura el cuerpo me pide descanso, y no le saco partido al tiempo disponible.

Por si fuera poco, entre asalto y asalto, mi filosofía de puertas abiertas genera miles de nano-reuniones asíncronas que impiden que mantenga la concentración más de 3-5 minutos seguidos en un mismo tema. Esta circunstancia es tan demoledora como frustrante. Mi trabajo es reflejo y de poca calidad. No proyecto, no ideo. No imagino. Sólo despacho, como el que pone cuños en hojas. Es descorazonador, y una de mis fuentes de estrés: Que no me dejen trabajar.

Pero ante los problemas uno se crece y busca la excitación de encontrar soluciones. ¡No va a ser éste caso algo diferente! Soy consciente de que debo ir a las reuniones, y mantener mis puertas abiertas para promover la comunicación. Antender ambas formas de comunicación también es mi trabajo, aunque regularmente tenga la sensación de que impide mi trabajo.

Definamos bien la cuestión dolosa: El problema de fondo no es tener que asistir a reuniones o sufrir interrupciones, sino que éstas puedan presentarse en cualquier momento.

Primero: Para evitar las reuniones a cualquier hora, he reservado en mi Outlook franjas de tiempo intocables, para que los bandidos que pasan convocatorias como churros no puedan disponer de mí más que el tiempo que yo ofrezco al público.

Segundo: Para evitar las interrupciones, abro puertas durante ciertas horas al día, y no a otras. Además, el que abre una puerta cerrada suele pensar dos veces si lo que va a decir es relevante, urgente, o puede ser comunicado por correo electrónico.

Tercero: Aun así, no son pocos los que entran sin respetar la concentración que pides al dejar la puerta cerrada. Cuando necesito concentración absoluta, trabajo desde casa todo el día, o no llego a la oficina hasta media mañana.